Vengono introdtte in questo paragrafo le possibili modalità tramite le quali è possibile attuare il telelavoro. Una di queste, la prima, non utilizza connessioni a Internet, mentre le ultime due si basano essenzialmente sui servizi messi a disposizione dalla rete.

Le prime esperienze di telelavoro non utilizzano connessioni ad Internet, ma modalità off-line. Si tratta di situazioni analoghe a quelle in cui molti lavoratori si trovano durante i week-end o le ferie, quando proseguono il lavoro fuori dall'ufficio. Il mezzo di trasmissione con cui si attua in questo caso il telelavoro è un’unità di backup (dischetti, dischi estraibili, unità dat, etc.) che il telelavoratore trasporta da casa all’ufficio e viceversa.

Il lavoratore salva, dai computer dell’ufficio, su unità di backup dati, informazioni, programmi, riguardanti il lavoro da svolgere a casa. Sul computer di casa il telelavoratore svolge il proprio lavoro al termine del quale salva di nuovo tutto sull’unità di backup. Ritornato in ufficio, ritrasferisce sui computer dello stesso il proprio lavoro.

Oggi è possibile effettuare telelavoro sfruttando le funzionalità e gli strumenti messi a disposizione dalla rete Internet, quali:

1. browser per navigare, usando il protocollo HTTP (Hyper Text Transfer Protocol);
2. sessioni telnet per potersi collegare ad un macchina (PC o WORKSTATION) remota;
3. sessioni FTP (File Transfer Protocol): per trasferire file su un computer remoto, o da un computer remoto alla propria macchina;
4. Programmi di posta elettronica, per l’invio e la ricezione di mail e file;
5. Programmi di CHAT per poter dialogare con altre persone;

Descriviamo alcuni scenari che mostrano l’utilizzo di tali strumenti:

• SCENARIO 1
  1. L’utente da casa si collega al server dell’ufficio utilizzando l’applicazione telnet;
  2. Ottenuta la connessione provvede a modificare il sorgente di un programma residente sul server dell’ufficio;
  3. Successivamente l’utente compila ed esegue il programma sul server;
  4. Terminato il proprio lavoro invia al proprio capo ufficio una mail per avvertirlo di aver portato a termine il proprio lavoro.
• SCENARIO 2
  1. Il ragioniere, con il computer di casa, compila il bilancio annuale consultando tramite il browser gli archivi della società (ai quali solo lui ha accesso tramite password);
  2. Terminata la compilazione lo invia via e-mail agli amministratori per l’approvazione;
  3. Ricevuta l’approvazione si collega tramite ftp al server dell’azienda dove scarica, nella parte consultabile al pubblico, il bilancio compilato e approvato;
  4. Tramite il proprio browser controlla che il bilancio sia effettivamente visibile da qualsiasi utente Internet.
• SCENARIO 3
  1. Il datore di lavoro invia una mail alla segretaria per incaricarla di preparare una lettera di convocazione del consiglio di amministrazione;
  2. La segretaria si collega via ftp al server dell’ufficio per scaricare il file contenente l’elenco dei nominativi a cui inviare la mail;
  3. Sul computer di casa la segretaria compila la mail e la invia a tutti i nominativi presenti nel file scaricato.

Gli strumenti software detti groupware facilitano la collaborazione e la comunicazione tra le persone. Sono quindi indicati per il lavoro di gruppo che si svolge attraverso lo scambio coordinato di informazioni residenti sulle macchine dei membri del gruppo di lavoro. Le stazioni di lavoro possono far parte di una Intranet, cioè reti locali alle quali viene applicata la tecnologia Internet per facilitare la comunicazione e l'accesso alle informazioni, oppure di una Extranet, cioè reti che connettono partner commerciali su Internet attraverso il collegamento di reciproche Intranet aziendali. Funzioni tipiche del groupware sono:

1. gestione della posta elettronica;
2. controllo e memorizzazione di documenti elettronici sviluppati in tempi differenti dai membri del gruppo;
3. possibilità di coordinare l’organizzazione di riunioni di lavoro del gruppo;
4. gestione di un’agenda comune dei membri del gruppo.

Le tecnologie che attualmente riflettono questo orientamento sono: Notes, Domino e Outlook-Exchange.

Lotus Notes è un sistema client-server per la gestione di applicazioni per il lavoro di gruppo; ogni applicazione costituisce un database, che comprende principalmente documenti, maschere e rapporti. Ogni documento contiene campi, che si potrebbero trovare in un tradizionale database, come Titolo, Autore, Data, etc. La creazione di un documento si effettua compilando moduli, mentre i rapporti vengono costruiti in base alle richieste dell’utente. Notes permette di condividere informazioni indipendentemente dall’ubicazione fisica dei componenti del gruppo di lavoro tramite una funzione di replica che permette di duplicare il contenuto di un database su altri server ovunque si trovino. La funzione di replica si preoccupa di mantenere sincronizzati i documenti su tutte le copie dei database senza necessità di intervento manuale. Le funzioni relative ai messaggi sono utili per la gestione delle comunicazioni interpersonali, per la gestione di riunioni, per la prenotazione di locali quali sale riunioni.

Grazie all’integrazione con un server http, Lotus Domino, con Notes è possibile scambiare informazioni tra i database Notes e il Web, consentendo di accedere semplicemente alle applicazioni contenute in un server tramite l’utilizzo di un browser.

Documenti, report e moduli di Notes vengono, su richiesta, automaticamente convertiti in pagine HTML. Un esempio di uso di Lotus Domino e Notes è il monitoraggio e gestione della anomalia di un prodotto:

1. un operatore riceve da un cliente la segnalazione di un guasto al prodotto acquistato;
2. l’operatore compila una scheda (tramite Notes) inserendo i dati del cliente, la data e l’ora, il nome dell’operatore, il codice del prodotto, il codice del difetto compreso tra quelli di una tabella predefinita.
3. a questo punto il problema può già essere noto oppure no.
4. nel primo caso, viene consultato automaticamente un database dei difetti, presente sul server Domino, da dove vengono estratte soluzioni già adottate per casi anologhi, che l’operatore proporrà al cliente in linea.
5. nel caso il problema non sia mai stato affrontato l’operatore registrerà il problema e manderà delle mail al gruppo di persone che si occuperà di prendere in visione la scheda compilata dell’operatore verificando il difetto riscontrato.

Outlook è un programma di Microsoft per la posta elettronica e la gestione delle informazioni personali. Caratteristica principale di Outlook è la possibilità di inviare e ricevere posta elettronica su Internet e se il computer è connesso ad una rete locale che comprende un server di posta Exchange, è possibile utilizzare Outlook per inviare e ricevere messaggi di posta anche sulla propria rete locale. Outlook mette inoltre a disposizione strumenti per l’organizzazione, la memorizzazione e la condivisione di messaggi di posta elettronica. Tra i componenti di Outlook è presente un particolare programma per leggere e inviare news, che prende il nome di Outlook Express. Alcuni di questi newsgroup sono privati (solo gli impiegati della stessa li possono utilizzare) e quindi risiedono solamente sul server Exchange presente nell’azienda, mentre altri sono pubblicamente accessibili.

Outlook dispone di un calendario di appuntamenti in linea per la pianificazione delle proprie giornate. Con il calendario di Outlook è possibile annotare appuntamenti, promemoria e registrare eventi annuali. Se il computer è collegato ad un server Microsoft Exchange Server, Outlook mette a disposizione una funzione di pianificazione di gruppo. Con tale funzione è possibile pianificare le riunioni di un gruppo di partecipanti lasciando ad Outlook il compito di trovare gli intervalli liberi di ogni partecipante.

All’interno di Outlook è inoltre configurabile Microsoft Internet NetMeeting, usato per riunioni attraverso Internet. Permette di tenere differenti tipi di riunione in base alle capacità multimediali dei client partecipanti.

Un esempio di uso di Outlookè la convocazione di una riunione per valutare lo stato di avanzamento di un progetto:

1. calendario" tramite il quale elencare i partecipanti e gli invitati con indicazione della durata della riunione;
2. Outlook, in collaborazione con il server Exchange, controlla nelle agende dei partecipanti quali giorni e quali ore sono libere;
3. il capo progetto sceglie tra un insieme di date proposte quella a lui più congeniale e lascia ad Outlook il compito di inviare le mail di convocazione ad ogni partecipante;
4. ricevute le conferme la riunione viene convocata.