Introdurre il telelavoro in azienda può voler dire trasformare l’organizzazione tradizionale, ossia ristrutturare i cicli produttivi, i flussi informativi, gli assett patrimoniali e l’organigramma aziendale. Questi cambiamenti possono essere più o meno radicali e vanno valutati con estrema attenzione da parte dell’imprenditore, il quale deve essere in grado di calcolare sia i vantaggi, sia i costi insiti nella nuova modalità di organizzazione del lavoro.

Il modo migliore per decidere in merito all’introduzione del telelavoro in azienda è realizzare un prospetto di contabilità analitica che funzioni nel modo seguente. La contabilità analitica predisposta va ad individuare e sommare tutti i nuovi costi (diretti e indiretti) generati dal telelavoro, mentre sottrae tutti quei i costi che l’imprenditore non è più costretto a sostenere proprio grazie all’introduzione del telelavoro stesso.

I costi in discussione sono sia quelli presenti, sia quelli futuri. Questi ultimi vanno attualizzati in base ad un congruo tasso di interesse per essere sommati ai primi. Vanno considerati tra i costi anche eventuali "costi opportunità", ossia eventuali ricavi mancati a cui l’imprenditore ha preferito rinunciare proprio per introdurre il telelavoro. Per quanto riguarda i ricavi, vanno calcolati tutti i ricavi futuri che è possibile ottenere grazie al telelavoro e vanno sottratti tutti i ricavi che era possibile ottenere fermo restando la vecchia organizzazione della produzione. Anche i ricavi vanno attualizzati per essere sommati tra loro e, infine, si calcola la differenza tra ricavi attualizzati e costi attualizzati. Il risultato rappresenta la misura economica della convenienza ad adottare il telelavoro come modalità organizzativa.

La stima dei costi relativi al telelavoro non è cosa semplice, in quanto non si limitano ai soli salari da pagare al telelavoratore, ma chiamano in gioco i costi fissi delle attrezzature, le future quote di ammortamento, le spese di manutenzione delle apparecchiature, i costi di aggiornamento dei software e i costi di aggiornamento per il telelavoratore.

Una ricerca condotta dalla Comitsiel, società di consulenza ed erogazione di servizi informatici, valutava il costo iniziale delle attrezzature per dare il via ad un progetto di telelavoro a domicilio e prevedeva cinque milioni per ogni singolo computer comprese le spese di installazione a domicilio, più una cifra oscillante fra i cinque e i 10 milioni per il software di gestione, il tutto ammortizzabile in tre anni. Oggi questi costi sono enormemente diminuiti sia per l’hardware sia per il software. Le spese di comunicazione erano stimate tre anni fa dal centro studi Ibm in 500 DM (495.000 lire) al mese per un lavoratore urbano e 3000 DM (2.970.000 lire) al mese per un lavoratore extraurbano.

I software per telelavorare, con i relativi costi, differiscono a seconda della modalità tecnica di telelavoro (posta elettronica, Telnet, Ftp, Videoconferenza, programmi dedicati, ecc.) e della piattaforma utilizzata (Windows95 o NT, Linux, Unix, Apple, Macintosh, VM/VAX).

L’adozione di linee ISDN, sia per l’impresa sia per il telelavoratore, consente di realizzare collegamenti veloci a costi non troppo elevati.

Per usufruirne occorre richiedere al gestore telefonico l’installazione a domicilio (sede dell’impresa, telecentro, domicilio del telelavoratore) di una linea ISDN e dotarsi di un modem ISDN. A differenza dei modem normali, i modem ISDN non trasformano i dati in uscita dal computer da formato digitale in formato analogico, ma inviano direttamente i dati digitali sulla rete telefonica. Questi dati viaggiano sulle linee ISDN a velocità superiori rispetto alle reti normali. Il canone di affitto di una linea ISDN è circa il doppio di una normale linea analogica ma consente all’utente di avere a disposizione due o più linee simultanee (una delle quali può essere utilizzata per le normali telefonate senza compromettere le attività di telelavoro).

Vi è poi una tecnologia che consente di far viaggiare i dati sino a 6Mbit al secondo su normale doppino telefonico e quindi senza bisogno di installare cavi particolari, come le fibre ottiche. Si tratta dell'ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Loop) che dovrebbe avere larga diffusione nei prossimi anni.

Tra i vari costi da considerare vi sono anche quelli legati all’aggiornamento del software e quelli legati alla formazione e all’aggiornamento del telelavoratore remotizzato.

Altri costi da considerare sono quelli relativi alle prestazioni assicurative che il datore di lavoro è tenuto a corrispondere al telelavoratore; ad esempio, diverse aziende hanno dovuto stipulare ulteriori contratti di assicurazione nel momento in cui alcuni lavoratori si sono trasformati in telelavoratori a domicilio.

Vi sono, poi, tutta una serie di problemi legati alle stime e ai criteri di imputazione di alcuni costi generali (come le spese telefoniche ed energetiche, le spese di amministrazione, ecc.).

Inoltre, non si possono dimenticare alcuni costi (o alcuni ricavi mancati) che sono particolarmente difficili (talvolta impossibili) da stimare e quantificare.

Tali sono i decrementi di produttività del telelavoratore per via della parziale perdita di controllo diretto da parte del datore di lavoro, o per via della diminuzione del senso di appartenenza aziendale e della motivazione individuale.

Non va neppure ignorato che nelle piccole aziende il dipendente viene sovente impiegato per svolgere compiti che esulano dalle sue mansioni specifiche: fare delle fotocopie, rispondere alle telefonate, scrivere delle lettere, tutte operazioni che non può più svolgere se telelavora da una postazione remota. Infine, ove il telelavoro si accompagni ad una nuova definizione dei contratti di lavoro tradizionali e ad una maggiore personalizzazione rispetto al singolo lavoratore, aumenterà il lavoro degli uffici amministrativi. Lo stesso dicasi quando l’impresa ricorre a telelavoratori esterni sulla base di contratti coordinati e continuativi o di contratti di lavoro a domicilio, i quali implicano un’intensa attività di controllo delle scadenze, di gestione degli aspetti fiscali e previdenziali, ecc.

La letteratura internazionale sul telelavoro si è a lungo soffermata sui vantaggi per l’azienda.

Grazie al telelavoro il piccolo imprenditore può operare in un contesto di mercato globale anche senza mettere in piedi un’azienda multinazionale.

Attraverso la delocalizzazione produttiva per via telematica l’imprenditore può accedere al mercato del lavoro senza limiti geografici e beneficiare delle differenze salariali tra paesi.

Nel campo dell’informatica, la strategia della delocalizzazione di alcune fasi produttive nei paesi a basso costo della manodopera viene attuata da tempo. Molte software house grandi e piccole residenti nella Silycon Valley statunitense utilizzano normalmente il lavoro di ingegneri e tecnici residenti in India nella zona di Bangalore. Il motivo principale di questa scelta strategica è da individuarsi nella differenza tra i costi della manodopera americana e quella indiana.

Anche la Swissair ha deciso di delocalizzare in India la sua area contabilità, mentre molte imprese occidentali utilizzano il lavoro a buon mercato delocalizzando fasi della produzione nell’area filippina di Girard.

Il ricorso al telelavoro può anche essere un’utile soluzione per reclutare venditori e assistenti post-vendita direttamente sul mercato di destinazione dei prodotti. In tal modo l’impresa venditrice si assicura una presenza diretta e capillare sul mercato di vendita e può superare anche tutta una serie di ostacoli che impediscono la penetrazione dei suoi prodotti: vincoli urbanistici o carenza di immobili per impiantare strutture di vendita diretta, difficoltà ad operare attraverso gli intermediari locali, ostacoli linguistici e culturali.

Non di rado il telelavoro consente all’azienda di ridurre i costi di trasporto del personale. Le aziende che più beneficiano di questo vantaggio sono quelle i cui dipendenti o manager sono costretti a ripetute e frequenti trasferte internazionali.

Una forma di telelavoro che consente di ridurre i tempi e i costi relativi alle trasferte è la teleconferenza.

La teleconferenza consente un risparmio sulle trasferte (che per molte aziende rappresenta all’incirca il 6% dei costi aziendali), permette di aumentare il numero delle riunioni visto che possono essere organizzate a costi minori e più facilmente e migliora la formazione del personale grazie alla possibilità di adottare forme di remote training.

Uno dei principali vantaggi del telelavoro in termini costo è legato al fatto che il decentramento del lavoro presso i domicili dei lavoratori, presso i telecentri o presso le sedi dei clienti permette all’impresa di tagliare i costi degli immobili.

Il miglioramento di efficienza ottenibile con il ricorso al telelavoro è legato a molteplici fattori.

Il telelavoro remotizzato permette al lavoratore di operare sulla sua postazione senza interruzioni dovute a colloqui con colleghi e superiori, permette di lavorare per obbiettivi nel rispetto dei carichi di lavoro, offre al lavoratore la possibilità di lavorare in un ambiente familiare e di ridurre lo stress dovuto agli spostamenti tra l’abitazione ed il posto di lavoro.

Il telelavoro domiciliare consente anche una riduzione dei giorni persi per malattia nel corso dell’anno, dato che il lavoratore non ha più il problema di recarsi in ufficio, ma può operare direttamente da casa. In particolare, le donne lavoratrici possono abbreviare il loro congedo dal lavoro durante il periodo di puerperio.

Grazie al telelavoro alcune aziende hanno ridotto notevolmente il ricorso al turn-over dei dipendenti.

Inoltre, l’introduzione del telelavoro si accompagna sovente all’adozione di un nuovo organigramma aziendale, in cui risultano appiattite le gerarchie e risulta favorita l’organizzazione a matrice; solitamente ne consegue una migliore circolazione delle informazioni.

Anche per il lavoratore, così come per l’imprenditore, l’introduzione del telelavoro presenta aspetti sia positivi sia negativi.

I vantaggi per il telelavoratore sono i seguenti:

1. Flessibilità spaziale e temporale nello svolgimento del lavoro.
   Nel caso del telelavoro mobile, i lavoratori possono lavorare nel luogo che ritengono più opportuno. Chi lavora a domicilio può programmare la giornata lavorativa come meglio crede, purché osservi gli accordi contrattuali; può scegliere di lavorare di notte anziché di giorno, può sospendere più volte il lavoro durante l’arco della giornata, ecc. La stessa cosa non può dirsi per i telelavoratori operanti nei telecentri, dato che questi ultimi osservano orari di apertura e chiusura ben determinati.

2. Libertà di trasferirsi ovunque.
   Nel caso in cui il contratto di lavoro non preveda dei rientri periodici in azienda, ma contempli il solo lavoro remotizzato, il telelavoratore può decidere liberamente di cambiare città senza essere costretto ad abbandonare il posto di lavoro.

3. Rafforzamento dei legami con la comunità locale.
   Il telelavoratore può lavorare nel posto in cui ha stabilito le principali relazioni sociali. La costruzione di telecentri nelle aree depresse, potrebbe indurre i lavoratori emigrati a tornare nelle loro zone di origine e partecipare alla vita delle comunità locali, continuando a lavorare per la loro azienda.

4. Più tempo da dedicare alla famiglia.
   Per chi ha dei figli, il normale orario d’ufficio non si concilia facilmente con i bisogni di questi ultimi (scuola e pranzo in particolare), per cui il telelavoro diventa l’opportunità per conciliare le esigenze di lavoro con le esigenze familiari.

5. Riduzione dei costi e dei tempi di spostamento.
   Non dovendosi più recare nella sede dell’impresa, il lavoratore non deve più sostenere costi per l’abbonamento ai mezzi di trasporto o per il carburante della sua auto e non deve più perdere ore nel traffico cittadino.

6. Possibilità di formazione e aggiornamento continui.
   L’evoluzione degli strumenti informatici costringe il telelavoratore a continui aggiornamenti e questo può avere effetti positivi sul livello culturale del telelavoratore, nonché sulla propensione a sviluppare e mantenere la sua capacità di apprendimento. Inoltre, qualora al telelavoratore venga permesso di utilizzare gli strumenti telematici anche per scopi personali, la possibilità di accedere ai servizi Internet (WEB e newsgroup in particolare) contribuisce ad ampliare il suo orizzonte culturale e relazionale.

7. Maggiore motivazione.
   Se il telelavoratore può decidere di lavorare dove e quando vuole e programmare personalmente la gestione dei suoi carichi di lavoro, sarà anche più motivato nel lavoro stesso.

Gli svantaggi per il telelavoratore, invece, possono essere così elencati:

1. Incremento delle spese domestiche per i lavoratori a domicilio.
   Normalmente il telelavoratore domestico ha bisogno di una stanza a lui interamente dedicata, dove trovare concentrazione.
   Ha bisogno di illuminazione artificiale, talvolta anche di aria condizionata. Tutto ciò comporta delle spese aggiuntive che gravano sul telelavoratore.

2. Minore tutela della salute del lavoratore.
   Il lavoratore, soprattutto se a domicilio, è soggetto a minori controlli ispettivi sul suo ambiente di lavoro. Ciò può indurre sia il lavoratore sia l’azienda a trascurare le norme di sicurezza personali, come il divieto di permanenza continua e prolungata di fronte al monitor del computer, o sul luogo del lavoro, come la corretta illuminazione. Non a caso, qualcuna tra le proposte parlamentari di legge sul telelavoro ha ipotizzato la creazione di organismi autonomi di controllo domiciliare pensati ad hoc per il telelavoro.

3. Minori tutele sindacali.
   La personalizzazione dei contratti di lavoro rispetto al singolo lavoratore può rendere difficile l’organizzazione sindacale e ridurre la forza contrattuale dei telelavoratori. A tutto ciò si aggiunge il fatto che il lavoro a distanza non permette le tradizionali forme di aggregazione e comunicazione sindacale, le quali, però, possono essere ricostruite utilizzando gli strumenti telematici (es. bacheche aziendali accessibili via Internet).

4. Perdita delle forme tradizionali di apprendimento in azienda. Se il telelavoro offre la possibilità di ampliare i propri orizzonti culturali e relazionali grazie alle tecnologie informatiche, d’altro canto isola l’individuo dal contesto aziendale. L’acquisizione di know-how tacito attraverso l’osservazione del lavoro dei colleghi, una delle fonti principali di apprendimento aziendale, risulta così compromessa.