Il telelavoro è una combinazione di tecnologie e servizi che si adatta alle esigenze dell'impresa in modo elastico e flessibile. Questa combinazione varia a seconda delle esigenze, ma anche delle capacità tecnologiche e finanziarie dell'azienda. Non esiste un equipaggiamento standard, ma esistono equipaggiamenti "su misura": a seconda delle esigenze delle imprese si combinano gli strumenti per telelavorare. Gli strumenti per connettersi con i sistemi informativi aziendali sono costituiti dalle tecnologie hardware e software oggi disponibili sul mercato: telefoni cellulari (con viva voce per uso in auto), linee telefoniche comuni o dedicate, modem, PC, workstations, schede di collegamento, posta elettronica, Internet.

Si parla di telelavoro sia quando il risultato finale della teleprestazione è destinato all'azienda madre, sia quando la teleprestazione raggiunge clienti terzi (anche in questo caso, però, i dati passano sempre per l'azienda madre). In relazione al momento e ai modi in cui il telelavoratore entra in contatto con l'azienda, il telelavoro può essere ulteriormente classificato nelle seguenti categorie: Telelavoro off-line, Telelavoro one way line, Telelavoro on line o interattivo.

a) Telelavoro off-line

Il telelavoratore svolge la sua prestazione senza alcun collegamento elettronico con l'azienda, in ottemperanza ad istruzioni ricevute preventivamente da parte dei suoi superiori (o comunque in coordinamento con essi), con controllo successivo rispetto al momento in cui vi è la prestazione d'opera. Il telelavoratore può utilizzare software di supporto alla sua prestazione più o meno sofisticati, ma la fase finale del trasferimento dei dati alla casa madre avviene in maniera molto artigianale per posta, attraverso la consegna di floppy disk o inviando files via modem.

b) Telelavoro one way line

Si tratta di una sottospecie della prima categoria che prevede l'invio dei dati alla casa madre attraverso un collegamento elettronico molto semplice. Si tratta di un collegamento a senso unico che non prevede la trasmissione dei dati in senso inverso, ossia dall'azienda madre verso il telelavoratore.

c) Telelavoro on-line o interattivo

Il lavoratore opera su una postazione di lavoro collegata con il computer della casa madre. In questa tipologia di telelavoro sono possibili la direzione ed il controllo effettuati in tempo reale ed in modo interattivo. Quest'ultima modalità sembra destinata ad avere maggior successo e forte espansione in futuro se si considerano gli sviluppi della telematica e dell'informatica in questi anni. Il tasso di diffusione di questa modalità tecnica di telelavoro sia in Italia, sia negli altri paesi dipenderà dal grado di miglioramento delle infrastrutture telematiche nazionali e dalla propensione delle imprese ad accogliere al loro interno le nuove tecnologie dell'informazione.

Lo sviluppo di Internet si è accompagnato alla diffusione del protocollo di trasmissione dati denominato TCP/IP (Transfert Control Protocol/Internet Protocol), il quale è divenuto lo standard de facto per la connessione ad Internet ed è integrabile con tutti i sistemi operativi attualmente in circolazione. Parallelamente al TCP/IP hanno avuto larga diffusione tutta una serie di protocolli di comunicazione funzionanti in ambito TCP/IP che, allo stato attuale, potrebbero essere impiegati per realizzare alcune forme di telelavoro (sia in Internet, sia fuori da Internet). Si va dall'HTTP (Hyper Text Transfer Protocol), al Telnet, all'FTP (File Transfer Protocol), all'NNTP (Network News Transfer Protocol), POP3 (Postal Office Protocol 3) e SMTP (Standard Mail Transfer Protocol), IRC (Internet Relay Chat). L'HTTP è il protocollo utilizzato per la navigazione in Internet, muovendosi attraverso le pagine Web. Un'azienda può costruire un proprio sito Web, il cui contenuto è aggiornabile in continuazione, per mettere a disposizione dei suoi telelavoratori tutta una serie di documentazione e di servizi: circolari, comunicazioni di servizio, banche dati, programmi utilizzabili a distanza, form interattivi, ecc. Questa soluzione è stata adottata, ad esempio, dalla Logos, una multinazionale con sede a Modena che si occupa di traduzioni. Questa azienda ha messo su Internet un database contenente testi già tradotti dall'azienda in passato e un dizionario on line utilizzabile dai traduttori. Il telelavoratore (così come ogni altro utente di Internet) può accedere al sito Internet dell'azienda dotandosi di un PC su cui è installato un browser Web, ossia un programma di navigazione via Web, e digitando l'indirizzo http del sito stesso. Il protocollo HTTP è utilizzabile anche da quelle aziende che vogliano mettere a disposizione dei telelavoratori files e programmi senza utilizzare Internet. In tal caso è possibile costruire una BBS (Bullettin Board System) cui i telelavoratori possono accedere sempre tramite browser Web, ma direttamente dal loro PC e dal loro modem, senza passare per l'intermediazione di un Internet Service Provider. Non è necessario, così, che il telelavoratore stipuli un contratto di connessione ad Internet. Una BBS può essere organizzata sulla base di documenti HTML (Hyper Text Mark-up Language), come un normale sito Web osservabile su Internet. Sia nell'uno, sia nell'altro caso è possibile condividere i documenti con tutti gli utenti della rete o permettere l'accesso solo ad alcuni utenti ben individuati, i quali vengono identificati attraverso l'indirizzo IP fisico dell'host da cui si collegano e/o attraverso il loro nome utente e la loro password.

Attraverso il protocollo Telnet è possibile accedere ad un computer remoto controllandone le risorse come se lo si avesse di fronte; il sistema remoto richiede normalmente il nome utente e la password per consentire l'accesso e l'unica limitazione consiste nel fatto che l'interfaccia utilizzata non è di tipo visuale ma è a caratteri di testo.

Il Protocollo FTP permette all'utente di condividere una memoria di massa che si trova in una macchina remota. Attraverso l'FTP è possibile inviare e prelevare files di qualunque formato, una volta che ci si è connessi ad una macchina remota. Come in Telnet la connessione da parte dell'utente è possibile dietro la specifica di un nome utente e di una password.

Il protocollo NNTP (Network News Transfer Protocol) è stato pensato per la gestione delle newsgroups o gruppi di discussione. Permette la creazione di una bacheca elettronica in cui ogni utente può depositare i propri messaggi e prelevare quelli lasciati da altri. I messaggi più recenti sono archiviati su un server news e sono consultabili dall'utente attraverso un browser. Questo protocollo non ha nulla a che vedere con quelli utilizzati per l'invio e la ricezione di e-mail come POP3 e SMTP, che sono i protocolli standard per l'invio e la ricezione della posta elettronica. Posta elettronica e Chat sono strumenti molto utili per telelavorare in modo interattivo. La prima permette di inviare testo con eventuali file in attachment di vario tipo (grafici, immagini, ecc.). Il tempo intercorrente tra l'invio di una e-mail ed il suo arrivo è di pochi minuti e non occorre essere collegati ad Internet per ricevere le e-mail, visto che le stesse vengono archiviate sul server del provider. Inoltre è possibile accedere al proprio server di posta da una qualsiasi postazione Internet dotata di browser Web. La Chat, invece, è stata pensata per trasmettere caratteri di testo in real time; ciò permette di comunicare, in modo istantaneo e a basso costo con più utenti collegati ad Internet in modo attivo, indipendentemente dal luogo fisico in cui essi si trovino.

I protocolli sopracitati sono molto diffusi e costituiscono degli standards, ma nulla vieta che un'impresa crei e implementi un proprio protocollo per la gestione aziendale del telelavoro integrabile con il TCP/IP o addirittura indipendente da esso.

Vi sono poi modalità di trasmissione dati alternative ad Internet che potrebbero essere impiegate nel telelavoro.

Le architetture wireless (senza cavo) possono funzionare in due modi:

1. con collegamenti punto-punto tramite parabole o antenne direzionali collegate al computer che permettono velocità altissime (oltre 34 Mbps);
2. con collegamenti diffusi tramite il protocollo WTP (Wireless Transport Protocol), l'analogo del protocollo TCP/IP in Internet.

Nell'ambito del protocollo WTP funzionano dei "sotto-protocolli" analoghi a quelli funzionanti in ambito TCP/IP: il WML al posto dell'HTML, il WSP al posto dell'HTTP, ecc. I terminali possono essere rappresentati da telefoni cellulari, terminali dedicati, mini-browsers, lettori di news, clients di posta eletronica, i quali sono collegati con tecnologia wireless ad un gateway che consente il collegamento ad un server Web e converte i dati in modo tale che siano leggibili dal protocollo TCP/IP del server Web.

I protocolli wireless sono ancora in fase sperimentale anche se non mancano tentativi di applicazione a fini commerciali. I maggiori benefici del WAP (Wireless Application Protocol) andranno a coloro che hanno necessità di spostarsi e avere al tempo stesso accesso a grandi quantità di dati e informazioni. Ad esempio i rappresentanti che devono consultare delle voci fuori catalogo per dare una risposta immediata al cliente; gli imprenditori, i giornalisti e i ricercatori che operano all'estero in luoghi privi di infrastrutture telefoniche, e tutti coloro che possono avere necessità di navigare in Internet pur non avendo a disposizione un PC ed un collegamento via cavo ad un provider.

Una forma interattiva di telelavoro è la videoconferenza; grazie ad essa più operatori dislocati in luoghi fisici distanti l'uno dagli altri possono interagire simulando una riunione. Una ricerca svolta dal dott. Micelli dell'Università di Venezia sulla diffusione degli strumenti di telelavoro nell'ambito di 37 aziende ha messo in luce come la videoconferenza venga usata dal 5% delle aziende per la funzione di marketing e per quella di progettazione, dall'8% per la funzione di produzione e dal 4% delle 37 aziende per funzioni svolte all'esterno dell'azienda), anche se a ben vedere permette di evitare spese legate a spostamenti anche internazionali e risparmiare tempo utilizzabile in maniera più efficace.

Esistono diversi tipi di videoconferenza, ciascuno dei quali presenta modalità tecniche e costi propri. Un primo tipo di videoconferenza è quella che si realizza tramite PC collegati ad Internet dotando gli stessi di telecamera, microfono, casse acustiche e utilizzando dei software che permettono l'interattività multimediale. I costi di questa modalità di teleconferenza sono piuttosto bassi (da 50 a 900 mila lire per il software più un centinaio di migliaia di lire per telecamera, microfono e casse). Un esempio di protocollo che realizza il servizio di video-conferenza in Internet è Mbone. Mbone permette di inviare dati audio e video in tempo reale su una rete geografica (WAN) quale Internet, ad un certo numero di destinatari evitando di congestionare il traffico. Occorre, però, avere a disposizione un PC di buona potenza con una buona scheda grafica. L'inconveniente di questo tipo di teleconferenza sta nella scarsa velocità con cui i dati (sebbene compressi) viaggiano su Internet. Infatti, per ottenere una qualità video accettabile occorre un collegamento che funzioni costantemente almeno a 64 Kbps, mentre su Internet la banda disponibile (e quindi la velocità) si riduce in relazione al numero di utenti interconnessi e alle "strozzature" presenti in alcuni nodi della rete. Anche se si dispone di un modem ISDN, quando si utilizza Internet non si ha la garanzia di comunicare sempre a 64 Kbps. Ciò compromette la qualità dell'interazione e rende questa modalità poco adatta per realizzare meeting ufficiali o corsi di addestramento del personale a distanza. Quando gli operatori in teleconferenza sono soltanto due, si può effettuare un collegamento punto-punto via ISDN (ossia una chiamata diretta senza passare per un Internet Service Provider) che permette di mantenere una velocità di trasmissione dati costante. Naturalmente, non essendoci la mediazione di un Provider, la telefonata oltre distretto risulta interurbana con conseguente aggravio di costi per i soggetti coinvolti.

Vi è poi un sistema di videoconferenza che utilizza dei terminali dedicati. Questi terminali (a cui si possono collegare telecamere, lettori di documenti, monitors aggiuntivi, ecc.) sono dotati di un chip elettronico che trasforma testo, immagini e audio in dati digitali, li combina tra loro, li comprime e li rende idonei alla trasmissione via cavo. I terminali possono essere acquistati o affittati dalle compagnie telefoniche che li forniscono e differiscono a seconda del tipo di videoconferenza da realizzare, possono avere più porte di I/O per collegarsi a PC, a schermi giganti o ad altre periferiche. Vi sono videoterminali adatti a sessioni con due o tre persone, altri adatti a sessioni con 6-7 persone, fino a terminali potenti adatti a sessioni con oltre 30 persone. Normalmente, l'utente prende la parola premendo un tasto e così facendo appare automaticamente sugli schermi di tutti gli altri partecipanti. Si tratta di un sistema di videocomunicazione di qualità superiore rispetto a quello realizzabile via Internet perché il traffico dei dati non passa per un Internet Service Provider ma passa direttamente sulla rete dedicata della società che vende o affitta i terminali. Ciò assicura agli utenti un'ampiezza di banda garantita che rende affidabile la velocità di trasmissione dati. I dati in uscita dal terminale di ogni operatore vengono convogliati via linea ISDN alla centrale più vicina della società di telecomunicazioni che fornisce il servizio (collegamento punto-punto dell' operatore con la centrale). Una volta che i dati raggiungono la società di telecomunicazioni, questi vengono convogliati via cavo o via satellite alle centrali più vicine agli altri interlocutori e da qui immessi su linee ISDN fino a raggiungere il domicilio di questi. I costi di acquisto o di affitto dei videoterminali non sono generalmente fissati come standard ma dipendono dal tipo di terminali richiesti, dalla frequenza (giornaliera, settimanale o mensile) con cui si utilizza la videoconferenza, dal numero di utenti interconnessi, dal traffico generato sulla rete dedicata della società di gestione e dall'ampiezza di banda che questa garantisce.

Un'altra possibilità di operare in videoconferenza è quella di utilizzare i servizi offerti da strutture che dispongono di attrezzature sofisticate, ad esempio i telecentri. Gli operatori possono riunirsi a gruppi in due o più telecentri dislocati in vari luoghi per comunicare tra di loro. In ogni telecentro ciascun operatore ha a disposizione una postazione multimediale a lui dedicata. L'affitto di una sala per servizi di videocomunicazione di 6 posti nel telecentro "Roma Nexus" costa ad un'azienda 100.000 lire l'ora oppure 350.000 lire per l'affitto di mezza giornata. La tecnologia impiegata è simile a quella del caso precedente, ma la videoconferenza da un telecentro pone dei seri vincoli di mobilità agli operatori. Infatti i telecentri sono poco diffusi sul territorio e spesso sono difficilmente raggiungibili dalle aziende residenti fuori zona, inoltre i telelavoratori mobili possono trarre maggiore utilità da un videoterminale portatile che li accompagni nei loro spostamenti piuttosto che ricorrere frequentemente ai telecentri.

Le aziende italiane presentano ancora oggi una carenza di infrastrutture informatiche che, unitamente ad una scarsa diffusione della cultura informatica in Italia, può costituire un serio ostacolo allo sviluppo del Telalavoro. Nella tabella che segue riportiamo i risultati di un'indagine condotta su un campione di imprese italiane di diversa dimensione, dalla quale è possibile desumere la loro dotazione tecnologica media. Al tempo stesso, gli sviluppi avvenuti negli ultimi anni nel campo delle telecomunicazioni hanno creato condizioni favorevoli al decollo del telelavoro. Le linee digitali ISDN permettono di trasmettere e ricevere dati a velocità di 128 kbps rispetto ai 33,6 kbps delle linee tradizionali.

I processi di liberalizzazione in atto in alcuni paesi europei (Italia in testa) stanno scardinando i vecchi monopoli sulla proprietà delle reti telefoniche e favoriscono la nascita di nuovi gestori telefonici. La concorrenza che deriva da questo processo di liberalizzazione commerciale esercita effetti benefici sugli utenti finali in termini di riduzione delle tariffe telefoniche e aumento della qualità del servizio. Il sistema delle telecomunicazioni in Italia presenta ancora pesanti nodi da risolvere al più presto, come quelli legati alla bassa velocità della dorsale telefonica e alla scarsa presenza di linee in fibra ottica, ma il quadro complessivo sembra positivo. Da qualche anno le imprese possono disporre dei c.d. "numeri verdi". Si tratta di numeri telefonici attraverso i quali le aziende possono ricevere delle chiamate dall'esterno facendosi carico dei relativi costi. Questi possono essere utilizzati sia dai clienti, sia dai telelavoratori per contattare a volontà la sede, trovandosi a casa propria o presso i clienti. I numeri blu, attualmente presentati solo a livello di proposta in Italia, fanno si che dopo un certo numero di minuti o di scatti la tariffa della connessione ad un server Internet si appiattisca; ad esempio si paghino solo i primi 15 minuti di connessione e poi la telefonata abbia costo zero.